Was DocTrace festhält. Und was nicht.
Wir erklären offen, wie eine Unterschrift mit DocTrace zustande kommt und was sie beweist. Keine Versprechen, die wir nicht halten können.
Eine Endfassung, eine Prüfsumme
Nach der letzten Unterschrift erzeugt DocTrace die fertige PDF genau einmal, berechnet ihre SHA-256-Prüfsumme und legt sie im Archiv ab. Danach verschickt DocTrace genau diese Datei an alle Beteiligten. Archiv, E-Mail-Anhang und Download sind Byte für Byte gleich.
- 1Endfassung erzeugen
- 2SHA-256 berechnen
- 3Archivieren
- 4Dieselben Bytes mailen
Die Nachweisseite
An jede Endfassung hängt DocTrace eine Seite mit Referenz, Dokumenttitel, Unterzeichnern, Zeitpunkt mit Zeitzone, Zeitquelle und der Prüfsumme des Originals. Bei einer Dokumentenkette steht dort jede Station mit Unterzeichner, Serverzeit, IP-Adresse und Gerät.
Das verkettete Protokoll
Jeder Eintrag enthält die Prüfsumme des vorigen Eintrags. Ändert jemand nachträglich einen Eintrag, auch direkt in der Datenbank, passt die Kette nicht mehr. DocTrace prüft die Kette bei jedem Aufruf der Detailseite und zeigt „Protokollkette intakt“ oder warnt.
Persönliche Links
Jeder Link gehört zu genau einer Person und einem Vorgang. Er läuft ab, lässt sich zurückziehen und ist nach dem Abschluss gesperrt. DocTrace speichert nur einen Hash des Links, nie den Link selbst. Ein Link steht nie im Protokoll.
Zeit nur vom Server
Datum und Uhrzeit kommen immer von der Uhr des Servers, nie vom Gerät der Person. Die Uhr am Handy des Unterzeichners hat keinen Einfluss.
Firmen strikt getrennt
Jede Firma hat eigene Empfänger, Dokumente, Rollen und eine eigene Protokollkette. Die Trennung ist in der Datenbank verankert (Row-Level Security): Eine Anfrage sieht nur die Daten der gewählten Firma.
Hosting in Frankfurt
Server und Speicher stehen in der Google-Cloud-Region europe-west3 (Frankfurt). Der Speicher für Originale und Endfassungen verbietet Löschen und Überschreiben. Verbindungen sind verschlüsselt (TLS).
Keine Tracker
Weder die App noch diese Website setzen Tracker, Analysewerkzeuge oder Werbe-Cookies ein. Schriften und Inhalte kommen von unserem eigenen Server, kein Cookie-Banner nötig.
Mailversand
Mails gehen über Ihren eigenen SMTP-Server oder über den Versand von DocTrace. Zugangsdaten zu Ihrem Mailserver werden verschlüsselt gespeichert und nie zurückgegeben.
Transparenter Support
Brauchen Sie Hilfe, kann unser Support auf Ihre Anfrage lesend in Ihre Firma sehen: Dokumente, Empfänger, Rechte, Protokolle. Nichts davon lässt sich im Support-Modus ändern, kein Link wird erzeugt, der Zugriff endet nach spätestens 60 Minuten. Beginn, Ende, Grund und jeder Abruf einer Datei stehen in Ihrem Protokoll, und Ihre Firmen-Admins sehen alle Zugriffe unter „Support-Zugriffe“.
Was DocTrace nicht tut
Keine Prüfung der Identität: DocTrace prüft keinen Ausweis. Die Person wird über den Link an ihre E-Mail-Adresse zugeordnet.
Keine qualifizierte elektronische Signatur (QES) und kein Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters in der PDF.
Kein Einmalcode und keine Anmeldung für Unterzeichner. Der Link ist der einzige Zugang.
Selbst prüfen
Die Prüfsumme der Endfassung steht in der E-Mail, auf der Bestätigungsseite und in DocTrace. Mit einem Befehl auf Mac, Windows oder Linux prüft jede Person, ob ihre Kopie unverändert ist.
Die nächste Unterschrift in Minuten statt in Tagen.
Fragen Sie eine Demo an oder starten Sie direkt. Wir antworten persönlich.