Pflichtunterweisungen ohne Zettelwirtschaft.
Legen Sie einmal fest, wer welche Unterweisung wie oft unterschreiben muss. DocTrace verschickt die Anfragen, erinnert und zeigt Ihnen auf einen Blick, wo noch etwas fehlt.
Personen mal Unterweisungen: grün gültig, gelb offen oder bald fällig, rot überfällig, grau befreit. Am Handy wird die Tabelle zur Liste.
Was Sie davon haben
Nachweisbar
Jede Unterschrift mit Fassung, Zeitpunkt und Prüfsumme. Unterweisungen auf Papier erfassen Sie als Scan, sichtbar als „auf Papier“ gekennzeichnet.
Automatisch
Anfragen, Erinnerungen und Wiederholungen laufen von selbst, auch für neue Mitarbeiter. Jede Person bekommt eine E-Mail mit allem, was offen ist.
Prüfungsfertig
Der Nachweis-Bericht als PDF und CSV zeigt den Stand zu einem Stichtag, nachgerechnet aus den Nachweisen.
So läuft es ab
Unterweisung anlegen
Titel, Kategorie und Wiederholung, zum Beispiel alle 12 Monate. Fristen nach Ihren Vorgaben.
Zielgruppe wählen
Alle Mitarbeiter, bestimmte Stationen, einzelne Personen oder ein Datenfeld wie „Abteilung = Lager“.
Fassung veröffentlichen
Ihr Dokument mit Unterschriftsfeld wird Fassung 1. Wenige Minuten später sind die Anfragen unterwegs, unterschrieben wird am Handy ohne Konto.
Stand verfolgen
Erinnerungen, Meldung an die Leitung bei Überfälligem und eine neue Anfrage vor dem Ablauf. Bei einer wesentlichen Änderung unterschreiben alle die neue Fassung.
Für Prüfungen: Bericht als PDF mit Prüfsumme
Zeitraum und Filter wählen, Bericht erzeugen. Jede Seite trägt eine Prüfsumme, und jeder Bericht bleibt unverändert in der Liste. So zeigen Sie Behörde, Versicherung oder Auditor, wer wann was unterschrieben hat.
Elektronisch oder auf Papier, immer klar gekennzeichnet
Alle Fassungen mit Datum und Prüfsumme des Dokuments
Befreiungen mit Begründung
Bericht in 9 Sprachen
Für Ihre Mitarbeiter
Unterschreiben über den Link in der E-Mail, ohne Konto. Wer einen Zugang hat, sieht unter „Meine Unterweisungen“ alle eigenen Pflichten und lädt den eigenen Nachweis als PDF herunter.
Die nächste Unterschrift in Minuten statt in Tagen.
Fragen Sie eine Demo an oder starten Sie direkt. Wir antworten persönlich.