Freigaben, die von selbst weiterlaufen.
Legen Sie Stationen an, ordnen Sie sie, starten Sie die Kette. DocTrace kümmert sich um die Reihenfolge, die Links und das Protokoll.
So funktioniert eine Kette
Stationen anlegen
Einmal in den Einstellungen: „Geschäftsleitung“, „Einkauf“, „Lager“, jede mit Farbe und Mitgliedern.
Felder je Station
Im Dokument gehört jedes Feld zu einer Station. Die Unterschrift der Geschäftsleitung landet immer im Feld der Geschäftsleitung.
Kette starten
Reihenfolge prüfen oder ändern, Zuständigkeit je Station wählen, Frist setzen, starten.
Station für Station
Die aktive Station bekommt ihre Links. Nach der Unterschrift ist die nächste dran. Jeder sieht, was vorher unterschrieben wurde.
Eine Endfassung
Nach der letzten Station entsteht genau eine PDF mit allen Unterschriften, Nachweisseite und Prüfsumme.
Die Regeln
Einer aus der Station genügt
Jedes Mitglied bekommt einen Link. Wer zuerst unterschreibt, erledigt die Station. Die anderen Links werden ungültig. Auf Wunsch bekommen die anderen eine kurze Mitteilung.
Reihenfolge je Kette
Die Reihenfolge am Dokument ist nur die Vorgabe. Beim Start jeder Kette lässt sie sich per Ziehen oder Tastatur ändern.
Ablehnen mit Begründung
Jede Station kann ablehnen und muss das begründen. Die Kette stoppt, alle Links werden ungültig, der Starter bekommt eine Mail. Es entsteht keine Endfassung.
Fristen
Jede Station hat eine Frist, Vorgabe 14 Tage. Läuft sie ab, lässt sich die Station mit neuen Links und neuer Frist erneut senden.
Zuständigkeit ändern
Ist die zuständige Person im Urlaub, ändern Sie die Zuständigkeit der aktiven Station. Es gehen neue Links raus, die alten sind ungültig.
Externe Stationen
Ein Lieferant oder Kunde kann eine Station sein. Er unterschreibt per Link, ohne Konto, mit Name und Firma aus der Empfängerliste.
Meine Aufgaben
Jedes Mitglied sieht in DocTrace, welche Stationen gerade auf seine Unterschrift warten: Referenz, Dokument, Station, Frist. Ein Klick öffnet das Dokument zum Unterschreiben. Mitglieder ohne Web-Zugang bekommen stattdessen ihren Link per E-Mail.
Und wenn ich nur eine Unterschrift brauche?
Dann brauchen Sie keine Stationen. Ein Dokument ohne Stationen ist der einfache Weg: hochladen, Felder setzen, senden. Stationen sieht nur, wer sie anlegt.
Die nächste Unterschrift in Minuten statt in Tagen.
Fragen Sie eine Demo an oder starten Sie direkt. Wir antworten persönlich.