Aprobaciones que avanzan solas.
Cree estaciones, ordénelas e inicie la cadena. DocTrace se ocupa del orden, de los enlaces y del protocolo.
Así funciona una cadena
Crear estaciones
Una sola vez en Ajustes: «Dirección», «Compras», «Almacén», cada una con color y miembros.
Campos por estación
En el documento, cada campo pertenece a una estación. La firma de dirección va siempre al campo de dirección.
Iniciar la cadena
Revisar o cambiar el orden, elegir quién se encarga en cada estación, fijar un plazo e iniciar.
Estación por estación
La estación activa recibe sus enlaces. Tras la firma, le toca a la siguiente. Cada persona ve lo que ya se firmó antes.
Una sola versión final
Tras la última estación se genera exactamente un PDF con todas las firmas, página de evidencia y suma de verificación.
Las reglas
Basta con uno por estación
Cada miembro recibe un enlace. Quien firma primero completa la estación. Los demás enlaces dejan de ser válidos. Si lo desea, los demás reciben un breve aviso.
Orden por cadena
El orden definido en el documento es solo la propuesta. Al iniciar cada cadena puede cambiarlo arrastrando o con el teclado.
Rechazo con motivo
Cualquier estación puede rechazar y debe indicar el motivo. La cadena se detiene, todos los enlaces dejan de ser válidos y quien la inició recibe un correo. No se genera ninguna versión final.
Plazos
Cada estación tiene un plazo, por defecto 14 días. Si vence, la estación puede enviarse de nuevo con enlaces nuevos y un plazo nuevo.
Cambiar la persona encargada
Si la persona encargada está de vacaciones, cambie quién se ocupa de la estación activa. Salen enlaces nuevos y los anteriores dejan de ser válidos.
Estaciones externas
Un proveedor o un cliente puede ser una estación. Firma por enlace, sin cuenta, con nombre y empresa de la lista de destinatarios.
Mis tareas
Cada miembro ve en DocTrace qué estaciones esperan su firma: referencia, documento, estación, plazo. Un clic abre el documento para firmar. Los miembros sin acceso web reciben en su lugar el enlace por correo.
¿Y si solo necesito una firma?
Entonces no necesita estaciones. Un documento sin estaciones es el camino sencillo: subir, colocar campos, enviar. Las estaciones solo las ve quien las crea.
La próxima firma en minutos, no en días.
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