Recoja firmas. En minutos, no en días.
Suba el PDF, coloque los campos y envíelo. Sus destinatarios firman desde el móvil, sin cuenta y sin app. Usted recibe una versión final con página de evidencia y un protocolo que no se puede alterar sin que se note.
Alojamiento en Fráncfort (UE)Sin rastreadores9 idiomas
El papel es lento. Los escaneos no demuestran nada.
Imprimir, hacer firmar, escanear, archivar. Y al final nadie sabe cuál es la versión correcta.
Los papeles se pierden
Las instrucciones y los acuses de recibo acaban en carpetas, bandejas de correo y escritorios. Preguntar cuesta tiempo.
Los escaneos no son trazables
Un papel escaneado no dice nada sobre quién vio qué y cuándo. En caso de disputa, falta la evidencia.
Las aprobaciones se atascan
Un pedido espera tres firmas. Cada una por un canal distinto, y nadie sabe dónde está en este momento.
Cuatro pasos hasta la firma
Sin proyecto, sin formación. Quien sabe escribir un correo, sabe recoger una firma con DocTrace.
Subir
Suba un PDF. DocTrace calcula de inmediato la suma de verificación del original.
Colocar campos
Firma, nombre, fecha, casilla: arrástrelos con el ratón sobre la página. DocTrace rellena nombre y lugar desde los datos maestros.
Enviar
Marque los destinatarios, elija un plazo y envíe. Cada persona recibe un enlace personal por correo.
Listo
La persona firma con el dedo. Ambas partes reciben la misma versión final con página de evidencia.
Un documento, varias estaciones. En el orden correcto.
Una aprobación de pedido pasa primero por dirección, después por compras y por último por almacén. DocTrace activa cada estación solo cuando la anterior ha firmado, y muestra a cada persona lo que ya se firmó antes.
- Orden flexible
El orden predeterminado se define en el documento. Al iniciar cada cadena puede cambiarlo: primero compras y luego dirección, si esta vez conviene así.
- Basta con uno por estación
Una estación es un grupo, por ejemplo «Almacén». Cada miembro recibe un enlace; quien firma primero completa la estación. Los demás enlaces dejan de ser válidos.
- Rechazo con motivo
Si algo no cuadra, la estación rechaza y debe indicar por qué. La cadena se detiene, quien la inició recibe un correo y no se genera ninguna versión final.
- Mis tareas
Cada miembro ve en DocTrace qué estaciones esperan su firma y las resuelve con un clic.
Las personas externas, por ejemplo un proveedor, también pueden ser una estación. Firman por enlace, sin cuenta.
Primero firmar, luego recibir.
Credenciales, pliegos de licitación, un enlace a una sala de datos: hay cosas que solo pueden salir cuando la firma ya está. DocTrace las entrega automáticamente en el momento en que la persona concluye.
- Acuerdo de confidencialidad
Después, el archivo confidencial o el enlace a la sala de datos.
- Declaración de protección de datos
Después, las credenciales personales de la app, distintas para cada persona.
- Compromiso de confidencialidad
Después, los pliegos de licitación, solo durante el plazo que usted fije.
Cifrado
Cada archivo recibe su propia clave. Al vencer el plazo, la clave se elimina y el archivo queda ilegible para siempre.
Caduca
Disponible durante un plazo tras la firma, por ejemplo 7 días. Si lo desea, una sola vez.
En la evidencia
Lo que se entregó figura en la página de evidencia y en el protocolo: tipo, título, suma de verificación. Nunca el contenido de credenciales personales.
Nunca en el correo
El correo solo indica qué se ha entregado. La consulta se hace a través del enlace personal, nunca como adjunto, nunca una contraseña en texto claro.
Hecho para que cuente después.
Una firma vale tanto como la evidencia que la respalda. DocTrace registra cada paso de modo que pueda comprobarse, incluso años después.
Una sola versión final
El PDF firmado se genera exactamente una vez. Archivo, adjunto del correo y descarga son idénticos byte a byte. La suma de verificación SHA-256 lo demuestra.
Protocolo encadenado
Cada entrada del protocolo contiene la suma de verificación de la anterior. Si alguien modifica una entrada, la cadena deja de cuadrar. DocTrace lo comprueba en cada consulta.
Hora solo del servidor
Todas las marcas de tiempo proceden del reloj del servidor, nunca del dispositivo de la persona. La página de evidencia del PDF indica la fuente horaria.
Enlaces personales con caducidad
Cada enlace pertenece a una sola persona y a un solo trámite, caduca, puede revocarse y queda bloqueado al concluir.
Empresas estrictamente separadas
Cada empresa tiene sus propios datos, sus propios roles y su propia cadena de protocolo. La separación está anclada en la base de datos, no solo en la interfaz.
Alojamiento en Fráncfort
Servidores y almacenamiento están en la región de Google Cloud de Fráncfort (UE). Los archivos guardados no se pueden borrar ni sobrescribir.
Soporte transparente
Nuestro soporte accede a su empresa solo en modo lectura, solo a petición suya y por tiempo limitado. Cada acceso queda en el protocolo y usted lo ve en «Accesos de soporte».
De una persona a toda la empresa
Para una sola firma no necesita nada de esto. Si la necesidad crece, DocTrace crece con usted.
Usuarios, roles, permisos
Gestión, empleados, administrador de la empresa. O roles propios con exactamente los permisos que hagan falta.
Personas sin acceso web
Quien solo debe firmar no recibe inicio de sesión. El personal de almacén es miembro de una estación y resuelve sus tareas con el enlace del correo.
Cada empleado ve solo lo suyo
Un empleado ve sus tareas y sus trámites, no los documentos de toda la empresa. Lo que cada uno ve lo determinan los permisos.
Su servidor de correo o el envío de DocTrace
Los correos salen por su servidor SMTP con su remitente. O deja que DocTrace los envíe, sin configurar nada.
9 idiomas
Alemán, inglés, español, francés, húngaro, polaco, eslovaco, chino (simplificado y tradicional). Cada persona ve su idioma.
Centro de ayuda
Cada función explicada, con esquemas y capturas de pantalla, en todos los idiomas. Para la administración y para los firmantes.
Varias empresas, un solo acceso
Dos sedes, o varios clientes si presta servicios: una cuenta, varias empresas, claramente separadas.
Para qué usan DocTrace las empresas
Ejemplos, no testimonios de clientes. Allí donde hoy se firma un papel y se archiva en una carpeta.
Instrucciones internas
Cada empleado confirma con su firma que ha leído la instrucción. Con fecha del servidor.
Formaciones obligatorias
Formaciones de seguridad y de protección de datos, firmadas con evidencia en lugar de acumuladas en una carpeta.
Acuses de recibo
Portátil, llaves, vehículo de empresa: la entrega se confirma y la versión final llega a ambas partes.
Aprobaciones de pedidos
Dirección, compras, almacén: como cadena de documentos en el orden correcto, con rechazo y motivo.
Solicitudes de vacaciones
El empleado solicita, el superior aprueba, recursos humanos confirma. Tres estaciones, un documento.
Socios externos
Proveedores o clientes firman por enlace, sin cuenta, en su idioma.
Confidencialidad con entrega
Primero firmar el acuerdo de confidencialidad, luego recibir automáticamente el archivo confidencial.
Precios mensuales claros. Sin sorpresas.
Todos los planes incluyen página de evidencia, protocolo encadenado, 9 idiomas y alojamiento en Fráncfort. Cancelable mes a mes, facturación a través de nuestro socio de pagos Paddle.
Incluido en todos los planes
- Una sola versión final con página de evidencia y SHA-256
- Protocolo encadenado e inalterable
- Cadena de documentos con estaciones
- Firmantes sin cuenta, desde el móvil
- Usuarios, roles y permisos
- Su servidor de correo o el envío de DocTrace
- 9 idiomas y centro de ayuda
- Alojamiento en Fráncfort (UE)
Lo que nos preguntan las empresas
¿Tiene validez legal una firma con DocTrace?
¿Necesitan los destinatarios una cuenta o una app?
¿Dónde se guardan los datos?
¿Verifica DocTrace la identidad de la persona?
¿Puedo cancelar?
¿Puedo usar mi propio servidor de correo?
¿Qué pasa si un enlace caduca?
La próxima firma en minutos, no en días.
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