Faire signer. En minutes, pas en jours.
Téléversez un PDF, placez les champs, envoyez. Vos destinataires signent sur leur téléphone, sans compte ni application. Vous recevez une version finale avec page de preuve et un journal qui ne peut pas être modifié à votre insu.
Hébergement à Francfort (UE)Aucun traceur9 langues
Le papier est lent. Les scans ne prouvent rien.
Imprimer, faire signer, scanner, classer. Et à la fin, personne ne sait quelle version est la bonne.
Les feuilles se perdent
Attestations et consignes dorment dans des classeurs, des boîtes mail et sur des bureaux. Les relances coûtent du temps.
Les scans ne sont pas traçables
Une feuille scannée ne dit pas qui a vu quoi, ni quand. En cas de litige, la preuve manque.
Les validations traînent
Une commande attend trois signatures. Chacune par un canal différent, et personne ne sait où elle en est.
Quatre étapes jusqu’à la signature
Pas de projet, pas de formation. Qui sait écrire un e-mail sait recueillir une signature avec DocTrace.
Téléverser
Téléversez un PDF. DocTrace calcule aussitôt l’empreinte de l’original.
Placer les champs
Signature, nom, date, case à cocher : glissez-les sur la page. DocTrace remplit le nom et le lieu depuis la fiche du destinataire.
Envoyer
Cochez les destinataires, choisissez un délai, envoyez. Chacun reçoit un lien personnel par e-mail.
Terminé
La personne signe du doigt. Les deux parties reçoivent la même version finale avec page de preuve.
Un document, plusieurs étapes. Dans le bon ordre.
Une validation de commande passe d’abord par la direction, puis par les achats, puis par l’entrepôt. DocTrace ne sollicite chaque étape qu’une fois la précédente signée, et montre à chacun ce qui a déjà été signé.
- Ordre modifiable
L’ordre par défaut est défini sur le document. Au lancement de chaque circuit, vous pouvez le changer : d’abord les achats, puis la direction, si c’est plus adapté cette fois-ci.
- Une personne par étape suffit
Une étape est un groupe, par exemple « Entrepôt ». Chaque membre reçoit un lien ; le premier qui signe termine l’étape. Les autres liens deviennent invalides.
- Refus motivé
Si quelque chose ne va pas, l’étape refuse et doit en donner la raison. Le circuit s’arrête, la personne qui l’a lancé reçoit un e-mail, aucune version finale n’est créée.
- Mes tâches
Chaque membre voit dans DocTrace quelles étapes attendent sa signature et les traite en un clic.
Des personnes externes, par exemple un fournisseur, peuvent aussi constituer une étape. Elles signent par lien, sans compte.
Signer d’abord, recevoir ensuite.
Identifiants, dossier d’appel d’offres, lien vers une data room : certaines choses ne doivent partir qu’une fois la signature apposée. DocTrace les débloque automatiquement à l’instant où la personne finalise.
- Accord de confidentialité
Ensuite, le fichier confidentiel ou le lien vers la data room.
- Charte de protection des données
Ensuite, les identifiants personnels de l’application, propres à chaque personne.
- Engagement de confidentialité
Ensuite, le dossier d’appel d’offres, uniquement pour la durée que vous fixez.
Chiffré
Chaque fichier reçoit sa propre clé. À l’expiration, la clé est supprimée et le fichier devient définitivement illisible.
À durée limitée
Accessible pendant un délai après la signature, par exemple 7 jours. Sur demande, une seule fois.
Dans la preuve
Ce qui a été débloqué figure sur la page de preuve et dans le journal : type, titre, empreinte. Jamais le contenu des identifiants personnels.
Jamais dans l’e-mail
L’e-mail indique seulement ce qui est débloqué. L’accès se fait par le lien personnel, jamais en pièce jointe, jamais un mot de passe en clair.
Conçu pour compter, même des années plus tard.
Une signature vaut ce que vaut la preuve qui l’accompagne. DocTrace consigne chaque étape de façon vérifiable, même des années après.
Une version finale
Le PDF signé est généré une seule fois. Archive, pièce jointe et téléchargement sont identiques octet pour octet. L’empreinte SHA-256 le prouve.
Journal chaîné
Chaque entrée du journal contient l’empreinte de la précédente. Si quelqu’un modifie une entrée, la chaîne ne concorde plus. DocTrace le vérifie à chaque consultation.
L’heure vient du serveur
Tous les horodatages proviennent de l’horloge du serveur, jamais de l’appareil de la personne. La page de preuve du PDF indique la source de l’heure.
Liens personnels à durée limitée
Chaque lien appartient à une seule personne et à un seul dossier, expire, peut être révoqué et est verrouillé une fois le dossier finalisé.
Entreprises strictement cloisonnées
Chaque entreprise a ses propres données, ses propres rôles et sa propre chaîne de journal. Le cloisonnement est ancré dans la base de données, pas seulement dans l’interface.
Hébergement à Francfort
Serveurs et stockage se trouvent dans la région Google Cloud de Francfort (UE). Les fichiers archivés ne peuvent être ni supprimés ni écrasés.
Support transparent
Notre support n’accède à votre entreprise qu’en lecture, uniquement à votre demande et pour une durée limitée. Chaque accès figure dans le journal et, pour vous, sous « Accès du support ».
D’une seule personne à toute l’entreprise
Pour une signature isolée, rien de tout cela n’est nécessaire. Quand les besoins grandissent, DocTrace grandit avec eux.
Utilisateurs, rôles, droits
Gestionnaire, collaborateur, administrateur d’entreprise. Ou des rôles sur mesure avec exactement les droits nécessaires.
Personnes sans accès web
Qui ne fait que signer n’a pas besoin d’identifiants. Les employés de l’entrepôt sont membres d’une étape et traitent leurs tâches via le lien reçu par e-mail.
Les collaborateurs ne voient que ce qui les concerne
Un collaborateur voit ses tâches et ses dossiers, pas les documents de toute l’entreprise. Ce que chacun voit dépend de ses droits.
Votre serveur de messagerie ou l’envoi par DocTrace
Les e-mails partent de votre serveur SMTP avec votre expéditeur. Ou vous laissez DocTrace les envoyer, sans configuration.
9 langues
Allemand, anglais, espagnol, français, hongrois, polonais, slovaque, chinois (simplifié et traditionnel). Chaque personne voit sa langue.
Centre d’aide
Chaque fonction expliquée, avec schémas et captures d’écran, dans toutes les langues. Pour l’administration comme pour les signataires.
Plusieurs entreprises, un seul accès
Deux sites, ou plusieurs clients en tant que prestataire : un compte, plusieurs entreprises, proprement séparées.
À quoi les entreprises utilisent DocTrace
Des exemples, pas des témoignages clients. Partout où une feuille est aujourd’hui signée puis classée.
Consignes internes
Chaque collaborateur confirme par signature qu’il a lu la consigne. Avec la date du serveur.
Attestations de formation
Formations à la sécurité et sensibilisations à la protection des données, signées avec preuve au lieu d’être rangées dans une pochette.
Accusés de réception
Ordinateur portable, clés, véhicule de fonction : la remise est confirmée, la version finale arrive chez les deux parties.
Validations de commande
Direction, achats, entrepôt : en circuit de signature dans le bon ordre, avec refus motivé.
Demandes de congé
Le collaborateur demande, le responsable approuve, les RH confirment. Trois étapes, un document.
Partenaires externes
Fournisseurs ou clients signent par lien, sans compte, dans leur langue.
Confidentialité avec déblocage
Signer d’abord l’accord de confidentialité, puis recevoir automatiquement le fichier confidentiel.
Des prix mensuels clairs. Sans surprise.
Toutes les formules incluent la page de preuve, le journal chaîné, 9 langues et l’hébergement à Francfort. Résiliable chaque mois, paiement via notre partenaire Paddle.
Inclus dans chaque formule
- Une version finale avec page de preuve et SHA-256
- Journal chaîné et inaltérable
- Circuit de signature avec étapes
- Signataires sans compte, sur téléphone
- Utilisateurs, rôles et droits
- Votre serveur de messagerie ou l’envoi par DocTrace
- 9 langues et centre d’aide
- Hébergement à Francfort (UE)
Ce que les entreprises nous demandent
Une signature avec DocTrace a-t-elle une valeur juridique ?
Les destinataires ont-ils besoin d’un compte ou d’une application ?
Où sont stockées les données ?
DocTrace vérifie-t-il l’identité de la personne ?
Puis-je résilier ?
Puis-je utiliser mon propre serveur de messagerie ?
Que se passe-t-il quand un lien expire ?
La prochaine signature en minutes plutôt qu’en jours.
Demandez une démo ou commencez directement. Nous répondons personnellement.