Des validations qui avancent toutes seules.
Créez des étapes, ordonnez-les, lancez le circuit. DocTrace s’occupe de l’ordre, des liens et du journal.
Comment fonctionne un circuit
Créer les étapes
Une seule fois, dans les paramètres : « Direction », « Achats », « Entrepôt », chacune avec sa couleur et ses membres.
Des champs par étape
Dans le document, chaque champ appartient à une étape. La signature de la direction arrive toujours dans le champ de la direction.
Lancer le circuit
Vérifier ou modifier l’ordre, choisir le responsable de chaque étape, fixer un délai, lancer.
Étape par étape
L’étape active reçoit ses liens. Après la signature, c’est au tour de la suivante. Chacun voit ce qui a déjà été signé.
Une version finale
Après la dernière étape, un seul PDF est créé avec toutes les signatures, la page de preuve et l’empreinte.
Les règles
Une personne par étape suffit
Chaque membre reçoit un lien. Le premier qui signe termine l’étape. Les autres liens deviennent invalides. Sur demande, les autres reçoivent une courte notification.
Un ordre par circuit
L’ordre défini sur le document n’est qu’une valeur par défaut. Au lancement de chaque circuit, vous pouvez le modifier par glisser-déposer ou au clavier.
Refus motivé
Chaque étape peut refuser et doit motiver son refus. Le circuit s’arrête, tous les liens deviennent invalides, la personne qui l’a lancé reçoit un e-mail. Aucune version finale n’est créée.
Délais
Chaque étape a un délai, 14 jours par défaut. S’il expire, l’étape peut être renvoyée avec de nouveaux liens et un nouveau délai.
Changer de responsable
Si la personne responsable est en congé, changez le responsable de l’étape active. De nouveaux liens partent, les anciens deviennent invalides.
Étapes externes
Un fournisseur ou un client peut constituer une étape. Il signe par lien, sans compte, avec le nom et l’entreprise issus de la liste des destinataires.
Mes tâches
Chaque membre voit dans DocTrace quelles étapes attendent sa signature : référence, document, étape, délai. Un clic ouvre le document à signer. Les membres sans accès web reçoivent leur lien par e-mail.
Et si je n’ai besoin que d’une seule signature ?
Alors vous n’avez pas besoin d’étapes. Un document sans étapes est la voie simple : téléverser, placer les champs, envoyer. Seuls ceux qui créent des étapes les voient.
La prochaine signature en minutes plutôt qu’en jours.
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