Zatwierdzenia, które same idą dalej.
Utwórz etapy, ustaw ich kolejność, uruchom obieg. DocTrace zadba o kolejność, linki i dziennik.
Jak działa obieg
Utwórz etapy
Raz, w ustawieniach: „Zarząd”, „Zakupy”, „Magazyn”, każdy z kolorem i członkami.
Pola dla każdego etapu
W dokumencie każde pole należy do jednego etapu. Podpis zarządu zawsze trafia do pola zarządu.
Uruchom obieg
Sprawdź lub zmień kolejność, wybierz osoby odpowiedzialne za każdy etap, ustaw termin, uruchom.
Etap po etapie
Aktywny etap otrzymuje swoje linki. Po podpisie kolej na następny. Każdy widzi, co zostało wcześniej podpisane.
Jedna wersja końcowa
Po ostatnim etapie powstaje dokładnie jeden PDF ze wszystkimi podpisami, stroną dowodową i sumą kontrolną.
Zasady
Wystarczy jedna osoba z etapu
Każdy członek otrzymuje link. Kto podpisze pierwszy, zamyka etap. Pozostałe linki tracą ważność. Na życzenie pozostali dostają krótkie powiadomienie.
Kolejność dla każdego obiegu
Kolejność przy dokumencie to tylko ustawienie domyślne. Przy uruchamianiu każdego obiegu można ją zmienić przeciąganiem lub klawiaturą.
Odrzucenie z uzasadnieniem
Każdy etap może odrzucić dokument i musi to uzasadnić. Obieg zatrzymuje się, wszystkie linki tracą ważność, osoba, która go uruchomiła, dostaje e-mail. Wersja końcowa nie powstaje.
Terminy
Każdy etap ma termin, domyślnie 14 dni. Gdy upłynie, etap można wysłać ponownie z nowymi linkami i nowym terminem.
Zmiana osoby odpowiedzialnej
Jeśli osoba odpowiedzialna jest na urlopie, zmieniają Państwo przypisanie aktywnego etapu. Wychodzą nowe linki, stare tracą ważność.
Etapy zewnętrzne
Dostawca lub klient może być etapem. Podpisuje przez link, bez konta, z imieniem, nazwiskiem i firmą z listy odbiorców.
Moje zadania
Każdy członek widzi w DocTrace, które etapy czekają właśnie na jego podpis: numer referencyjny, dokument, etap, termin. Jedno kliknięcie otwiera dokument do podpisu. Członkowie bez dostępu do aplikacji otrzymują zamiast tego swój link e-mailem.
A jeśli potrzebuję tylko jednego podpisu?
Wtedy etapy nie są potrzebne. Dokument bez etapów to prosta droga: prześlij, ustaw pola, wyślij. Etapy widzi tylko ten, kto je tworzy.
Następny podpis w minuty zamiast w dni.
Poproś o demo albo zacznij od razu. Odpowiadamy osobiście.