文件鏈
自動往前走的核准流程。
建立關卡、排好順序、啟動文件鏈。順序、連結和稽核紀錄，交給 DocTrace 處理。
文件鏈如何運作
建立關卡
在設定中建立一次即可：「管理層」、「採購」、「倉儲」，各有自己的顏色和成員。
各關卡的欄位
文件中的每個欄位都屬於某個關卡。管理層的簽名一定落在管理層的欄位裡。
啟動文件鏈
確認或調整順序，為每個關卡指定負責人，設定期限，啟動。
一關接一關
目前的關卡收到連結。簽署完成後，輪到下一關。每個人都看得到先前已簽署的內容。
單一最終版本
最後一關完成後，只產生一份 PDF，包含所有簽名、證明頁和雜湊值。
規則
每關一人簽署即可
每位成員都會收到連結。誰先簽署，這一關就完成了，其他連結隨即失效。若有需要，其他成員會收到簡短通知。
每條文件鏈可自訂順序
文件上的順序只是預設。每次啟動文件鏈時，都能用拖曳或鍵盤調整。
附理由退回
每個關卡都可以退回，但必須說明原因。文件鏈隨即停止，所有連結失效，發起人收到電子郵件通知。不會產生最終版本。
期限
每個關卡都有期限，預設 14 天。期限過後，可為該關卡重新送出新連結和新期限。
更換負責人
負責人休假時，您可以更換目前關卡的負責人。系統會寄出新連結，舊連結失效。
外部關卡
供應商或客戶也可以作為關卡。他們透過連結簽署，無需帳號，姓名與公司取自收件人清單。
我的待辦
每位成員在 DocTrace 中都能看到哪些關卡正在等待自己簽署：參考編號、文件、關卡、期限。點一下即可開啟文件簽署。沒有網頁登入的成員則改以電子郵件收到連結。
如果我只需要一個簽名呢？
那就不需要關卡。沒有關卡的文件就是簡單模式：上傳、放置欄位、送出。只有建立關卡的人才會看到關卡。
收件人不需要帳號，也不需要 App。電子郵件中的連結就夠了，手機、平板或電腦都可以。