Adatfeldolgozási szerződés

1. Tárgy és időtartam

A szerződés tárgya a DocTrace platform rendelkezésre bocsátása PDF-dokumentumok elektronikus aláírásának begyűjtésére, igazoló oldallal és láncolt naplóval. Az adatkezelés a használati szerződés idejére szól, és a 8. pont szerinti törléssel ér véget.

2. Az adatkezelés jellege és célja

Tárolás, megjelenítés, e-mailben küldés, a végleges változat és az igazoló oldal elkészítése, a lépések naplózása és az adatok mentése, kizárólag aláírások begyűjtésére és igazolására az ügyfél megbízásából. Az adatfeldolgozó saját célra nem kezeli az adatokat.

3. Az adatok fajtái

A címzettek törzsadatai (név, e-mail-cím, opcionálisan cég, személyi szám, hely, születési dátum), a felhasználók adatai (név, e-mail-cím, szerepek, bejelentkezési időpontok), feltöltött dokumentumok és tartalmuk, rajzolt aláírások, végleges változatok, aláírás utáni kiadások, valamint naplóadatok (időpontok, IP-címek, eszközazonosítók).

4. Az érintettek kategóriái

Az ügyfél munkatársai és felhasználói, aláírók (például az ügyfél munkatársai, beszállítói, ügyfelei és jelentkezői), valamint a dokumentumokban megnevezett személyek.

5. Az adatfeldolgozó kötelezettségei

Az adatokat kizárólag az ügyfél dokumentált utasítása alapján kezeljük; a platform használata utasításnak minősül. Az adatkezelésben részt vevő minden személy titoktartásra kötelezett. Támogatjuk az ügyfelet az érintetti kérelmek megválaszolásában, az adatvédelmi hatásvizsgálatban és a felügyeleti hatóság felé tett bejelentésekben, és haladéktalanul tájékoztatjuk adatvédelmi incidens esetén. Az adatvédelmi jogba ütköző utasításokat jelezzük az ügyfélnek.

6. Technikai és szervezési intézkedések

Titkosított kapcsolatok (TLS); a cégek elkülönítése az adatbázisban (Row-Level Security) és a tárhelyen; láncolt, módosíthatatlan napló; az eredetik és végleges változatok tárhelye törlés és felülírás nélkül; hozzáférési adatok és kulcsok titkosított tárolása; kiadott fájlok saját kulccsal (AES-256-GCM), a kulcs törlése lejáratkor; jogok és szerepek cégenként; támogatási hozzáférés csak olvasásra, időben korlátozva és a cég számára láthatóan; napi mentés 14 napos megőrzéssel; tárhely Frankfurt am Mainban (EU).

7. További adatfeldolgozók

Az ügyfél hozzájárul a következő további adatfeldolgozók igénybevételéhez: Google Cloud EMEA Limited (Írország; szerverek és tárhely, Frankfurt am Main-i adatközpont, europe-west3), Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg; Amazon SES rendszerüzenetekhez, frankfurti régió), tartalékként Brevo (Sendinblue SAS, Franciaország; rendszerüzenetek), valamint Paddle.com Market Ltd. (Egyesült Királyság; fizetések kezelése Merchant of Recordként, kizárólag az ügyfél számlázási és fizetési adatait kezeli, érintetti adatokat nem).

Minden további adatfeldolgozóval adatfeldolgozási szerződés áll fenn, EU-n kívüli szolgáltatókkal uniós általános szerződési feltételekkel. A változásokat legalább négy héttel korábban közöljük; az ügyfél alapos okból tiltakozhat.

8. Törlés és visszaadás

A szerződés megszűnése után a cég adatai 30 napig exportálhatók maradnak (végleges változatok, naplók, törzsadatok), majd törlésre kerülnek, kivéve, ha a cégnek jogszabályi megőrzési kötelezettsége van, amelyet exportálással maga teljesít. A mentések további 14 napon belül felülíródnak. Kérésre igazoljuk a törlést.

9. Ellenőrzési jogok és igazolások

Az ügyfél tájékoztatás, igazolások, valamint előzetes bejelentés után és észszerű mértékben ellenőrzések útján vizsgálhatja e szerződés betartását. Az ehhez szükséges információkat rendelkezésre bocsátjuk.

10. Záró rendelkezések

Az osztrák jog alkalmazandó. E szerződés és az ÁSZF ellentmondása esetén adatvédelmi kérdésekben e szerződés az irányadó. Ha valamely rendelkezés érvénytelen, a szerződés többi része érvényben marad.