Zmluva o spracúvaní osobných údajov

1. Predmet a trvanie

Predmetom je poskytovanie platformy DocTrace na získavanie elektronických podpisov na PDF dokumentoch s dôkaznou stranou a zreťazeným protokolom. Spracúvanie trvá počas trvania zmluvy o používaní a končí vymazaním podľa bodu 8.

2. Povaha a účel spracúvania

Ukladanie, zobrazovanie, odosielanie e-mailom, vytvorenie finálnej verzie a dôkaznej strany, protokolovanie krokov a zálohovanie údajov, výlučne na získavanie a preukazovanie podpisov na základe poverenia zákazníka. Sprostredkovateľ nespracúva údaje na vlastné účely.

3. Druhy údajov

Kmeňové údaje príjemcov (meno, e-mailová adresa, voliteľne firma, osobné číslo, miesto, dátum narodenia), údaje používateľov (meno, e-mailová adresa, roly, časy prihlásenia), nahrané dokumenty a ich obsah, nakreslené podpisy, finálne verzie, sprístupnenia po podpise a údaje protokolu (časové údaje, IP adresy, identifikátory zariadení).

4. Kategórie dotknutých osôb

Zamestnanci a používatelia zákazníka, podpisujúci (napr. zamestnanci, dodávatelia, zákazníci a uchádzači zákazníka) a osoby uvedené v dokumentoch.

5. Povinnosti sprostredkovateľa

Údaje spracúvame len na základe zdokumentovaných pokynov zákazníka; používanie platformy sa považuje za pokyn. Všetky osoby podieľajúce sa na spracúvaní sú viazané mlčanlivosťou. Podporujeme zákazníka pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb, pri posúdení vplyvu na ochranu údajov a pri oznámeniach dozorným orgánom a bezodkladne ho informujeme o porušení ochrany osobných údajov. Na pokyny, ktoré porušujú právo ochrany údajov, zákazníka upozorníme.

6. Technické a organizačné opatrenia

Šifrované spojenia (TLS); oddelenie firiem v databáze (Row-Level Security) a v úložisku; zreťazený, nemenný protokol; úložisko originálov a finálnych verzií bez mazania a prepisovania; šifrované uloženie prístupových údajov a kľúčov; sprístupnené súbory s vlastným kľúčom (AES-256-GCM) a vymazanie kľúča po uplynutí lehoty; práva a roly pre každú firmu; prístup podpory len na čítanie, časovo obmedzený a pre firmu viditeľný; denná záloha uchovávaná 14 dní; hosting vo Frankfurte nad Mohanom (EÚ).

7. Ďalší sprostredkovatelia

Zákazník súhlasí s využívaním týchto ďalších sprostredkovateľov: Google Cloud EMEA Limited (Írsko; servery a úložisko, dátové centrum Frankfurt nad Mohanom, europe-west3), Amazon Web Services EMEA SARL (Luxembursko; Amazon SES pre systémové e-maily, región Frankfurt), náhradne Brevo (Sendinblue SAS, Francúzsko; systémové e-maily) a Paddle.com Market Ltd. (Spojené kráľovstvo; spracovanie platieb ako Merchant of Record, spracúva len fakturačné a platobné údaje zákazníka, nie údaje dotknutých osôb).

So všetkými ďalšími sprostredkovateľmi sú uzavreté zmluvy o spracúvaní, s poskytovateľmi mimo EÚ so štandardnými zmluvnými doložkami EÚ. Zmeny oznámime aspoň štyri týždne vopred; zákazník môže z vážneho dôvodu namietať.

8. Vymazanie a vrátenie

Po skončení zmluvy zostávajú údaje firmy 30 dní exportovateľné (finálne verzie, protokoly, kmeňové údaje) a potom sa vymažú, pokiaľ firma nemá zákonné povinnosti uchovávania, ktoré si sama splní exportom. Zálohy sa prepíšu do ďalších 14 dní. Na požiadanie vymazanie potvrdíme.

9. Kontrolné práva a dôkazy

Zákazník môže dodržiavanie tejto zmluvy overovať informáciami, dôkazmi a po ohlásení a v primeranom rozsahu kontrolami. Potrebné informácie poskytneme.

10. Záverečné ustanovenia

Platí rakúske právo. Pri rozpore medzi touto zmluvou a VOP má v otázkach ochrany údajov prednosť táto zmluva. Ak je niektoré ustanovenie neplatné, zostáva zmluva v ostatnom platná.